Este video de capacitación trata el tema "Cómo preparar y desarrollar una ponencia en público". Ha sido desarrollado íntegramente por la Gerencia de Videofilmación de la materia Planeamiento y Control de Gestión de la cátedra del Ing. Prieto, Universidad Tecnológica Nacional, Facultad Regional Buenos Aires.

En este video vamos a hablar de los pasos a seguir para preparar una ponencia.

Las razones por las que un profesional se ve abocado a presentar una ponencia o dar una conferencias son muchas: un congreso donde debe exponer la investigación realizada ante una audiencia generalmente amplia, una mesa redonda a la que se le ha invitado en razón de su experiencia o conocimientos en un área del saber profesional, etc

Cualquiera sea la razón por la que el profesional debe hablar en público, antes de hacerlo le interesa asegurarse de que:

• conoce suficientemente el tema que le han encomendado
• tendrá suficiente tiempo para prepararlo
• dispondrá del adecuado soporte audiovisual
• el tema es apropiado para los oyentes.

Estos puntos, que parecen tan obvios, no siempre lo son. Quienes preparan y organizan congresos o jornadas, pueden también cometer ciertos errores, como por ejemplo, contactar con un experto con poco tiempo de antelación, o pueden pensar que el tema es interesante para una audiencia cuando el ponente, que conoce bien ese tema, sabe que en realidad no lo es tanto. El ponente debe juzgar y sopesar una propuesta antes de aceptarla, so pena de que el halago que le supone el ser invitado, pueda hacerle perder el sentido de su propia realidad o de la realidad a la que le proponen enfrentarse.

No es lo mismo dar clases magistrales de un congreso internacional que participar en una mesa redonda o en una teleconferencia.

Las clases magistrales permiten una cierta libertad de maniobra, siempre que sigan las normas de cómo hablar en público, o se ajusten a la estructura de una ponencia descrita más adelante. Su contenido se acerca más a lo que es una revisión, un meta análisis o una ponencia que revela criterios médicos basados en la evidencia. Para ser realmente magistral, además de informar de los aspectos más relevantes del tema escogido, debe servir también para estimular las inquietudes científicas de los oyentes, lanzar interrogantes y señalar las líneas de investigación más actuales sobre la materia. La duración de la exposición no debe ser superior a los 45 minutos, dejando un margen de tiempo razonable para el diálogo.

Las mesas redondas se caracterizan porque los ponentes (generalmente cuatro) tienen menos tiempo que el ponente de una conferencia magistral para exponer su tema y porque deben ajustarse a las indicaciones del moderador. La discusión suele ser conjunta y se realiza cuando todos los ponentes han finalizado su exposición. Si participa en una mesa redonda sea breve en los agradecimientos iniciales; tiene poco tiempo para hacer su exposición y no hay cosa más aburrida para el público que oír a todos los ponentes comenzar de la misma manera: "agradezco la invitación a participar en esta mesa redonda….". Vaya rápido al grano.

La participación en una teleconferencia no es frecuente aún pero lo será cada vez más. En la teleconferencia, los participantes están cada uno en un hospital, un país o una ciudad diferentes y su conexión es a través de televisión. Junto a los ponentes (generalmente detrás de ellos) se encuentra un público que también puede participar, siguiendo unas normas. Quien participe en una teleconferencia debe saber que quien habla es quien sale en pantalla (generalmente de forma automática) y que por lo tanto, si varios hablan a la vez, el selector de pantalla no puede funcionar bien. Es pues esencial seguir la norma número 1: hablar despacio y no interrumpirse hasta que quien habla haya terminado. Por otra parte, es habitual encontrar un cierto retraso en la transmisión de la voz y de la imagen: el movimiento parece de "cámara lenta" y la voz llega con retraso. Ello hace aconsejable no responder al interlocutor inmediatamente sino hacerlo tras uno o dos segundos de silencio. Al participar en una teleconferencia hay que respetar unas normas básicas:

• no interrumpir ni hablar varios a la vez
• hablar lentamente
• dejar pasar unos segundos entre la intervención anterior y la propia.
• mantener el conmutador de voz en modo mudo si no se está hablando.

Cualquiera sea el entorno en el que participa, es aconsejable que su ponencia se estructure en los tres apartados clásicos de Introducción, Cuerpo y Conclusiones.

La Introducción tiene como objetivo principal el atraer la atención de la audiencia y preparar el camino al mensaje principal. El ponente debe utilizar la Introducción para:

• Cautivar el interés de los oyentes y darles una visión del tema que lo haga atractivo.
• Dar a los oyentes la información que juzgue necesaria a fin de que puedan entender bien el cuerpo de doctrina que se expondrá a continuación.
• Hacer los agradecimientos pertinentes de forma breve y educada, especialmente breves si está en una mesa redonda

El Cuerpo central es donde debe incluir el mensaje principal que desea transmitir al auditorio. El error más frecuente por parte de ponentes no experimentados (y de algunos ya experimentados) es el de querer transmitir a la audiencia todo lo que el ponente sabe sobre la materia. Si se cae en la tentación de decirlo todo, la lluvia de información que hará caer sobre la sufrida audiencia será tal, que en muy poco tiempo el ponente habrá conseguido el desinterés de la gran mayoría de oyentes. Tres o cuatro ideas clave, repetidas dos o tres veces con diferentes palabras y desde diferentes perspectivas, deben ser transmitidas antes de que el natural cansancio haga presa en la audiencia y disminuya su atención. Es el momento decir cuáles son las aportaciones principales o más novedosas del trabajo realizado y limitar el fárrago de datos experimentales a aquellos que son esenciales para substanciar lo que se afirma. Se trata en esencia, de atenerse a lo más importante y recalcarlo.

La Conclusión es también importante. Conviene indicar a los oyentes cuándo se ha entrado en la recta final, cuándo se ha iniciado la conclusión. En la conclusión se incluirán frases breves y sucintas que resuman lo expuesto, digan porque es importante y qué aplicación práctica tiene. Las conclusiones deber corresponder a los objetivos o preguntas mencionadas en la Introducción.

Es el momento de la verdad, en el que el ponente se da cuenta si ha llegado o no al público. Y esto no se medirá tanto por la prontitud con la que surjan preguntas o intervenciones (la mayoría de las audiencias son tardas en iniciar preguntas) sino por la viveza y número de las mismas una vez se ha roto el hielo inicial. Además de los consejos sobre cómo hablar en público, llegado el momento del diálogo no hay que olvidar lo siguiente:

• Repita para toda la audiencia las preguntas que le hacen. Es particularmente importante cuando el sistema de megafonía no es óptimo. Si quien pregunta lo hace hablando hacia el ponente, los oyentes situados por detrás de él pueden fácilmente perder sus palabras.
• Sea breve y claro en las respuestas. Los oyentes que no estén muy interesados se lo agradecerán y los que sí lo estén, se lo agradecerán también porque de esta forma habrá tiempo para más preguntas.
• Evite los diálogos con una sola persona de la audiencia. Si alguien está interesado en profundizar más, diga que con mucho gusto le ampliará información o comentará lo que se desea al finalizar.

Cómo hablar en público

Aunque las presentaciones orales coinciden con las escritas en que ambas deben definir bien su objetivo, ser claras, concisas, precisas, adaptadas al público y bien organizadas, el exponer un tema por escrito no es lo mismo que exponerlo oralmente. Hablar no es escribir porque:

• La presentación oral tiene un límite de tiempo en el que hay que saber ganar la atención del público.
• Escuchar es cansador: no es una actividad pasiva, como se piensa, sino activa, ya que requiere un alto grado de participación y concentración.
• Hay diferencia entre el número de palabras que se pueden decir en un minuto (entre 135 y 175) y las que se pueden escuchar en ese tiempo (unas 300-400).
• Quienes no saben escuchar usan el tiempo que les sobra para distraerse, preparar una respuesta, discutir mentalmente con el ponente, etc.
• La capacidad de escuchar tiene un límite: no se puede "reescuchar" al ponente y oír de nuevo lo que acaba de decir. Pararse a tomar notas de un punto particularmente interesante conlleva el que se pierda fácilmente el hilo de lo que el ponente continúa diciendo mientras el oyente escribe.

La persona que prepara una exposición en público ha de ser consciente de todo ello para hacer una disertación útil, interesante y documentada, y al mismo tiempo amena, clara y no excesivamente densa.

Aburrir a la audiencia es el primer y principal temor de todo ponente. Al hablar de temas de sistemas, la pérdida del interés de la audiencia no depende siempre de la calidad real de lo expuesto sino del cómo se expone. Aunque las normas que siguen no son una garantía de éxito, son ciertamente una garantía de fracaso si no se cumplen.

Conecte con las expectativas de los oyentes. Si los oyentes piensan que le expuesto no es de utilidad práctica, lo más probable es que dejen de interesarse por lo expuesto o, cuanto menos, lo olviden tan pronto salgan del auditorio. Muchos temas de investigación de punta pueden tener algún, o algunos, aspectos que los conecte con la práctica diaria, y éstos son los que deben ser resaltados. Cuantas más cosas sepa el ponente sobre su audiencia, más garantías tendrá de poder satisfacer sus expectativas y conseguir que su ponencia sea recordada con satisfacción.

Tenga claro cuáles son los objetivos de la exposición. Antes de hablar, es conveniente haberse respondido a una serie de preguntas: ¿qué se quiere conseguir con esta charla? ¿cuál es su objetivo? ¿se trata de informar, convencer, enseñar, motivar o justificar? No siempre es necesario explicitar estos objetivos a la audiencia de forma directa, pero sí es necesario que al menos el ponente los tenga muy claros en su cabeza.

Realice la exposición de forma organizada. Una presentación desorganizada es difícil de seguir, especialmente en la exposición de temas de computación, que ya de por sí suelen requerir una buena dosis de esfuerzo para su comprensión. Una exposición desorganizada asegura el aburrimiento del público, no tanto por la desorganización en sí, sino porque hace que en la mente de los oyentes nazca la duda de que quien no es capaz de estructurar bien una ponencia, puede ser que tampoco tenga la talla intelectual que se le supone como ponente.

Diga lo justo y necesario, pero no más. Voltaire tenía razón: "quien quiera aburrir a la audiencia no tiene más que decir todo lo que sabe". Cuando el tiempo de exposición es limitado (y siempre lo es, por cuanto la resistencia mental de la audiencia suele tener un límite no superior a los 45-60 minutos, como mucho) y el tema de la ponencia es amplio, es conveniente escoger unas pocas ideas clave que transmitir, repetirlas tres veces con diferentes palabras y acabar antes del tiempo señalado. Esto deja tiempo para un necesario diálogo con los oyentes que, entre otras, tiene la gran ventaja de dar al ponente la posibilidad de aprender de lo que sus oyentes preguntan o dicen.

Evite la voz monótona y excesivamente lenta. El ponente tiene que transmitir el entusiasmo e interés que él mismo siente por lo que expone. Ciertamente la velocidad de exposición no es fácil de determinar: tan negativa es una presentación lenta como la excesivamente rápida.

Utilice diapositivas o transparencias adecuadas y adecuadamente. Cada elemento de ayuda visual debe tener su razón de ser en la charla. Existen técnicas para saber cómo escribir y diseñar una diapositiva o una transparencia; su elaboración y presentación correcta (en proyección única o doble), debe seguir unas normas muy precisas para que sea realmente eficaz. No hay nada que haga perder más la atención del publico que un ponente leyendo una diapositiva que todos pueden leer, o tratando de explicar una que nadie puede leer. Mire al público, no hable a la diapositiva.

Casi siempre será mejor no leer la presentación de manera literal. ¿Por qué? Porque la mayoría de las personas no saben leer en público de forma amena, con inflexiones de la voz, mirando al público frecuentemente, o cambiando la expresión facial para acompañar la lectura. Si la lectura separa de la audiencia (lo que es habitual en quienes no son expertos lectores en público), es mejor hacer la presentación no leída. Otra razón para hacerlo es que el lenguaje escrito, más estereotipado, es generalmente distinto del lenguaje oral, más flexible y coloquial.

De todas formas, si se decide a leer la presentación, debe ser redactada en un lenguaje más adaptado a la comunicación verbal. Éstos son algunos consejos útiles:

Grabe su ponencia antes y escúchese. Esto le dará la oportunidad de ser su propio espectador. Con pocas veces que lo haga, aprenderá tanto de su propio estilo que en poco tiempo ya no precisará hacerlo más.

Lea su texto como si estuviera conversando con una sola persona y no con 50 o con 500.

Utilice la expresión corporal para enfatizar los pasajes que desee: cuide las expresiones de la cara, mueva las manos moderadamente y sobre todo, no olvide sonreír de vez en cuando. Ello rompe la monotonía de un rostro inexpresivo y de un tono igual; ambas cosas son más frecuentes en quien lee que en quien habla.

Mantenga contacto de ojos con la audiencia. La persona que lee con la cara pegada al papel y no levanta los ojos periódicamente tiene asegurada la indiferencia del público. Cuando mire al público, hágalo de frente para que haya contacto de ojos; en momentos concretos, puede hacer pausas de 2-3 segundos en la que pasear la vista por la sala. Se dará cuenta de que la audiencia sigue su exposición y que está atenta a lo que va a decir a continuación.

Escriba el texto en el tercio superior de la hoja. Esto le ayudará a mantener la cabeza levantada.

Para quien escucha, la "impresión" que le da el ponente es tan importante como lo que dice. Las formas de la comunicación verbal, la expresión, deben cuidarse tanto como el contenido. He aquí algunas claves de éxito:

Sea breve al agradecer la invitación a hablar, sobre todo si participa en una mesa redonda: cuando todos los ponentes comienzan con la misma frase de "agradezco la invitación a participar en esta mesa redonda" resulta tan obvio y predecible lo que van a decir, que los oyentes agradecen la máxima brevedad.

Use un tono grave, hable clara y articuladamente (no es lo mismo que lentamente) y haga pausas (sobre todo si lanza alguna pregunta a la audiencia). La voz aguda, rápida e ininterrumpida transmite la impresión de ansiedad y un ponente ansioso es un ponente desvalorizado. Hablar claro y en un tono algo más grave obliga a articular las palabras y ayuda a evitar el temblor de voz que hasta los más expertos ponentes pueden padecer. Evite expresiones estereotipadas y repetitivas, o el tan frecuente carraspeo constante de muchos ponentes.

Mire a la audiencia de frente, como miraría a una persona con quien estuviera conversando. ¿Se imagina hablando con alguien y mirando al suelo, al techo o a las paredes en vez de mirarle a la cara? Incluso cuando utilice diapositivas, mantenga la sala con algo de luz para poder mirar a los oyentes. Evite el defecto tan frecuente en los ponentes poco expertos de hablar mirando sólo al presidente de la mesa o a una persona en concreto en vez de al público en general.

La postura, los gestos y la expresión de la cara son importantes. Si tiene la posibilidad de obtener un video de su ponencia puede aprender mucho de los gestos, tics o movimientos repetitivos que debe corregir. Evite por ejemplo, caminar de un lado para otro o jugar excesivamente con cosas en sus manos: todo ello indica nerviosismo.

Asegúrese de que el micrófono funciona correctamente antes de iniciar su exposición. Si es fijo, evite que la audiencia se quede sin sonido cuando Ud. gira la cabeza a un lado o hacia la diapositiva que está detrás.

No lo utilice en exceso. Debiera utilizarse sólo para diapositivas de tablas o gráficos y casi nunca para las de texto. Apoye la mano en el antebrazo opuesto para evitar el temblor, que siempre es amplificado por la distancia. Apague el puntero laser cuando no lo use, so pena de encontrarse a la audiencia mirando a un punto luminoso que se mueve por el techo.

Si sucede que nadie hace preguntas, tenga preparada alguna Ud. mismo para romper el silencio. Una estrategia para ello es comenzar diciendo: "Una pregunta que me hacen frecuentemente es…". Maneje el turno de preguntas y tome preguntas de todas las partes de la sala. No deje que una persona monopolice el tiempo. Sea breve en las respuestas. Repita la pregunta para aquellos de la audiencia que no la han podido oír (de paso, esto le ayudará a organizar mentalmente su respuesta). Si desconoce la respuesta, no tenga reparo en decir que no tiene una contestación ahora, pero que con mucho gusto la buscará y se la dará.

Acabe puntualmente. Dé las gracias a la audiencia y sonría.

Existen algunos recursos (no farmacológicos) que son de gran ayuda:

• Esté convencido de que prácticamente todos los ponentes, famosos incluidos, se ponen tan o más nerviosos que Ud. La única diferencia es que ellos notan que están nerviosos pero los oyentes no. Un hecho real y demostrado es que aunque el orador tenga el corazón que se le sale del pecho, las manos frías y sudorosas y la boca seca, la audiencia no lo nota en absoluto o muy poco.
• No se tome a Ud. mismo muy en serio. Ríase de sus propias equivocaciones e incluso comente jocosamente con la audiencia algunos de los errores o traspiés que ha tenido en algunas de sus presentaciones y ríase de ellas con los oyentes.
• Interaccione con los oyentes. Pregunte a la audiencia, dialogue con ellos. Hablar "con" es más relajante que hablar "a", y le ayudará a eliminar los nervios.

Autores: Ariel Fernando Bálsamo y Hernán Gabriel Freedman