La necesidad de planificar en las organizaciones es tan obvia y tan grande que es difícil encontrar a alguien que no esté de acuerdo con ella. Pero es aún más difícil procurar que tal planeamiento sea útil porque la misma es una de las actividades más arduas y complejas que debe afrontar el hombre.
La contribución principal de los científicos a la planeación
no consiste en el desarrollo de las técnicas, sino en la aplicación
sistemática de las mismas para lograr una mejor aplicación
en los procesos de planeamiento, por consiguiente en el mejor conocimiento
y evaluación de los mismos.
La Planeación es proyectar un futuro deseado y los medios efectivos para conseguirlos. Es el instrumento que toda persona deberá utilizar para el logro de sus objetivos (RUSSELL L. ACKOFF 1963).
En el sentido más amplio, planear es "decir por anticipado lo que se debe hacer", y precede necesariamente a toda acción (NEWMAN, 1951, pág. 15).
El planeamiento implica la evaluación explícita de los cursos alternativos de acción, la selección de una de estas alternativas para su ejecución y la comunicación formal de la decisión a los interesados a través de la organización por ej. el diseño de la estructura de la organización, determinar los objetivos, la selección de los recursos, la especificación de las políticas y procedimientos, la preparación del presupuesto , el diseño de sistemas, etc.
Todas estas diversas actividades conforman en conjunto una red de planeamiento mediante la cual la organización se gobierna a si mismo.
El planeamiento proporciona la base fundamental para la coordinación de toda organización, mientras que los planes representan los mensajes por medio de los cuales el sistema se comunica con las unidades de la organización y, mediante los cuales, los niveles superiores de la organización dirigen el comportamiento de los niveles inferiores.
Los planes se pueden expresar en forma de procedimientos o declarativas. El primero especifica paso a paso una secuencia de acciones que conducirán a un fin conocido; mientras que el declarativo sólo especifica el resultado deseado, dejando a quienes lo ejecutan la responsabilidad de elegir la secuencia de acciones necesarias para lograrlo.
Como se dijo anteriormente, los planes proporcionan la fuente básica de información para predecir las acciones a seguir en base al comportamiento del entorno. Esto permite poder formular su propio plan sobre la base de un nivel de actividad supuesto o provisional de las restantes partes de la organización. En el momento de ser aprobado un plan, el mismo pasa a formar parte de una red de planes que sirven como base para la coordinación de la organización o la obtención de los objetivos de la misma. Para ello es necesario un sistema de control que capte los acontecimientos actuales y los compare con las predicciones sobre las que están basados los planes corrientes. Si se produce una desviación significativa el sistema de control deberá advertir la necesidad de corrección de los planes o la creación un nuevo plan que tome en consideración los cambios producidos.
La planeación es un proceso de toma de decisiones; pero queda totalmente claro que la toma de decisiones no siempre equivale a la planeación. Se puede describir una serie de características que hacen que el planeamiento sea una clase especial de la toma de decisiones:
1. El planeamiento es algo que se realiza antes de efectuar una acción,
o sea, que es una toma de decisión anticipada. Es una forma de decidir
qué se va a hacer y cómo se va a realizar antes que se lleve
a cabo la acción. Si este tipo de decisiones pudieran tomarse rápidamente
sin disminuir la eficiencia, la planeación no tendría sentido.
2. El planeamiento es necesario cuando el hecho futuro que se desea
conseguir implica un conjunto de decisiones interdependientes, es decir
un sistema de decisiones. Las aplicación de una de las decisiones
afecta al conjunto de todas las decisiones con lo cual la planeación
estará sujeta a la aplicación del conjunto de decisiones
y no de cada una por separado.
Los conjuntos de decisiones que requieren planeación, tienen las siguientes características:
1. Son demasiado grandes como para manejar todas las decisiones
al mismo tiempo. Por esta razón es que la planeación tienda
a dividirse en etapas que se desarrollan gracias a una secuencia por el
organismo que toma las decisiones, o bien, simultáneamente por diferentes
organismos. El planeamiento debe dividirse en etapas, las cuales también
deben planearse.
2. El conjunto de decisiones necesarias no puede subdividirse
en subconjuntos independientes. Por esta razón la planeación
no podrá dividirse en subplaneaciones independientes debido a que
las decisiones condicionan a las decisiones posteriores y las planeaciones
condicionan a las planeaciones sucesivas.
De estas dos propiedades de la planeación se puede deducir que la misma no es un acto, sino un proceso que enfoca una solución.
1. El planeamiento es un proceso que se dirige hacia la producción de uno o más futuros deseados y que no es posible que se cumplan si no se hace algo al respecto. De lo contrario, si los objetivos se alcanzan sin necesidad de realizar alguna tarea o proceso entonces la planeación no tendría razón de ser.
Resumiendo, se puede decir que el planeamiento es un proceso que supone
la elaboración y la evaluación de cada parte de un conjunto
interrelacionado de decisiones antes de que se inicie una acción,
es una situación en la que se crea que, a menos que se emprenda
tal acción, no es probable que ocurra el estado futuro que se desea.
Si se adoptaran las acciones apropiadas, aumentará la probabilidad
de obtener un resultado favorable.
En todos los niveles, los planes definirán una porción del comportamiento total, pero la precisión de los mismos aumenta en la medida en que los planes de mayor nivel se ven amplificados en otros de nivel menor.
La naturaleza jerárquica del planeamiento se manifiesta de tres maneras distintas:
Siempre se debe asegurar que los planes de la organización están de acuerdo con los objetivos globales de la misma. Por ello la información juega el papel de materia prima del planeamiento. Los planes de nivel inferior se gobiernan parcialmente por los de nivel superior. Si el plan de alto nivel impone severas restricciones, este tipo de planeación puede considerarse como centralizada; por el contrario si deja demasiadas opciones el proceso es descentralizado. Naturalmente el planeamiento puede estar relativamente descentralizado en un nivel y centralizado en otros. La centralización se justifica cuando existen interacciones significativas entre la unidades de nivel inferior, mientras que si una subunidad interactua débilmente con otras es ventajoso asignar objetivos más amplios.
Cada proceso de planeación está sujeto a restricciones
de uno u otro tipo, en especial a las que son impuestas por procesos de
nivel superior. Una restricción de un nivel superior exige cambios
poco frecuentes, en tanto que los procedimientos de bajo nivel deben ser
revisados con relativa asiduidad.
Se pueden diferenciar tres tipos de planeamiento:
Planeamiento estratégico o a largo plazo:
Este planeamiento incluye los objetivos básicos de la organización,
las metas y estrategias específicas a largo plazo y el esbozo de
los principales planes ,también, alargo plazo de la organización.
Se considera que un plan es a largo plazo cuando se busca obtener resultados
después de más de 5 años de su implementación.
Planeamiento administrativo o a mediano plazo:
Es a mediano plazo, es decir que los resultados se esperan durante
un período entre dos y cuatro años posterior a la implementación
del plan.
Planeamiento operativo o a corto plazo:
Es a corto plazo, los resultados se esperan en uno o dos años.
Determinar el tipo de planeamiento a definir ante una necesidad depende de la organización en la cual se deba implementar el plan. Cada organización tendrá requerimientos distintos, de modo que podrían formularse tres criterios básicos para determinar el horizonte del planeamiento . Estos criterios básicos son:
La naturaleza de los productos. Según la empresa se podrá tomar el ciclo de desarrollo de un nuevo producto, el desarrollo del producto más la obtención de una cierta rentabilidad aceptable, el ciclo de vida de un producto, el período que transcurre entre la concepción y la eliminación o reemplazo de cierto producto, etc.
Compromiso con el futuro. El criterio podrá ser la estimación del tiempo requerido por la dirección superior para comprobar las consecuencias de las decisiones que ésta tome. Se debe determinar un período específico de tal forma que el plan total de la organización tenga forma y consistencia.
La exactitud de predicción posible. Significa tener en
cuenta en cuanto tiempo a futuro se puede estimar la evolución de
la organización con una probabilidad razonable utilizando la mejor
información disponible de todas las variables importantes. Estas
variables no son controlables, forman parte del entorno de la empresa y
podrán ser supuestas hasta un cierto punto. Este punto será
el que determinará el horizonte del planeamiento. Algunas de las
variables no controlables son: las expectativas económicas, tecnológicas,
políticas y sociales. La información básica externa
con que se debe disponer será: tendencias económicas, sociológicas
y políticas tendencias de la tecnología, la industria y los
mercados; tendencias de los precios, salarios, gastos, presión impositiva,
tasas de interés, costos de los insumos, etc.
La empresa es un sistema compuesto por un conjunto de elementos que interactúan entre sí dentro de un entorno. Este entorno está constituido por los competidores, por otras organizaciones, por el mercado y sus reacciones, etc. La empresa cuenta con recursos para llevar a cabo sus objetivos y metas establecidas. Estos recursos son energía, materia prima, información y tiempo (Johnson, Kast y Rosenzweig, 115).
Se podría decir que el planeamiento estratégico es el proceso mediante el cual se producen los planes de la conducta estratégica, es decir la planificación de esa conducta ante la constante interacción de la empresa con su entorno económico, cultural, tecnológico y socio político. El planeamiento estratégico está orientado a la búsqueda de la máxima habilidad de la empresa para adaptarse y aceptar los cambios que ocurren en su entorno y a la maximización de su capacidad de generar opciones o alternativas nuevas para lograr el cumplimiento de los objetivos fijados.
Existen tres factores que se relacionan directamente con la empresa. Estos son sorpresa, vulnerabilidad y colapso.
Ventajas y debilidades del PERT
Una desventaja importante ha sido su insistencia sólo en
el tiempo en perjuicio de los costos.